Индекс документа в описи личного дела что это

Индекс документа в описи личного дела что это

Как индексировать и хранить личные дела сотрудников?


Внимание: информация, вносимая в личные дела сотрудников, содержит их персональные данные. Поэтому при ведении личных дел работодателю необходимо соблюдать требования по защите персональных данных сотрудников. Подробнее об этом см. Как организовать обработку персональных данных сотрудников.

Пополнение новыми документами Как размещать документы в личном деле сотрудника Документы располагают в личном деле в хронологическом порядке по мере их поступления (п.

4.20 Правил, утвержденных приказом Минкультуры России от 31 марта 2015 г. № 526). Вопрос из практики: когда нужно составить внутреннюю опись документов личного дела Внутренняя опись содержит сведения о порядковых номерах документов, их индексах, наименовании и количестве листов дела.

При этом сами листы внутренней описи пронумеруйте отдельно.

Индекс личного дела


Если организация небольшая и не имеет структурных частей, ее номенклатура строится по производственной или функцио­нальной схеме. В этом случае индексом дела будет его порядко­вый номер в номенклатуре: 01, 02, 03 и т.д.

Для большинства работодателей Личное сотрудника не относится к числу обязательных кадровых документов, исключение в тех случаях, когда его наличие предписано законом (государственные, муниципальные служащие, работники прокуратуры, таможни).

В коммерческих организациях, ведение личных дел не запрещено. Работодатель вправе самостоятельно принимать решение о необходимости данного пакета документов по работникам. В предыдущей статье мы уже говорили о том, что кадровики предприятий и организаций, работа в которых не связана с прохождением государственной службы, не обязаны вести личные дела сотрудников. В текущем делопроизводстве при оформлении обложек дел выделенные красным цветом элементы в приведенной форме вообще не нужны.
Опись документов может быть составлена по хронологическому или структурному принципу, которые обычно сочетают в одной описи: в каждой хронологической группе распределяются в соответствии со структурным подразделением.

Документы, включаемые в состав (заявления, приказы и др.), должны быть оформлены и удостоверены в соответствии с требованиями, установленными нормативными правовыми актами и методическими документами по делопроизводству. дело — совокупность документов, содержащих сведения о работнике и его трудовой деятельности. Формируется кадровой службой организации после издания приказа о приеме на работу .


Опись документов


Под описью в делопроизводстве понимается учетный документ, в котором отражается перечень документов дела с фиксацией в нем порядкового номера документа, индекса, даты создания, заголовка и обязательной нумерации. Если опись кадровых документов либо иной документации составляет свыше одного листа, то ее нумерация осуществляется отдельно от документов, которые включены в дело.

Это обусловлено тем, что она не входит в число документов личного дела. На завершающем этапе опись документов для архива подписывается заполнившем ее специалистом и фиксируется дата ее составления. Печать организации на бланке не требуется. Опись передачи документов в архив должна быть составлена в двух экземплярах, один из которых остается в организации, а другой передается архивному учреждению.

Подписание сдаточной описи в архив осуществляется ее составителем, передающим дела (в его роли может выступать и составитель), а также принимающим дела, причем с указанием должности. Начальником структурного подразделения производится утверждение документа.

  • Указание порядкового номера дела.
  • Индекс дела согласно номенклатуре.
  • Заголовок дела, по котором можно понять основное содержимое дела.
  • Крайние даты дела.
  • Число листов в деле.
  • Срок хранения.
В опись архивных документов, предназначенных для постоянного хранения на протяжении срока документации могут включаться новые дела, для чего используют порядок валовой нумерации. Дела в описи нумеруются на протяжении нескольких лет.

Порядок составления описи дел постоянного хранения такой же, как для описей структурного подразделения.

Однако есть одна отличительная черта — отсутствие графы «Срок хранения». Для организаций-источников комплектования государственных/муниципальных архивов обязательно следует составить четыре экземпляра описи дел постоянного хранения.

Внутренняя опись документов дела


Согласно пункту 3.6.17 Основных правил работы архивов организаций (разработаны ВНИИДАД, одобрены Коллегией Росархива 06.02.2002), внутренняя опись необходима: для учета документации постоянного и временного хранения (более 10 лет), если она хранится по причине своей особой ценности (личные, следственные, судебные дела); для учета дел постоянного и временного хранения, которые были сформированы по принципу объединения служебных бумаг одной разновидности, но их заголовки при этом не раскрывают их содержания; Подобный перечень необходим, чтобы дать возможность заинтересованным лицам (например, при передаче бумаг на архивное хранение), сравнить содержание списка и фактическое наличие документации, проконтролировать ее сохранность и правильность оформления.

Для остальных организаций данный вопрос отдается на самостоятельное решение. Опись можно считать законченной, если количество заголовков в ней стало четырехзначным.
Внутреннюю опись составляют в соответствии с типовой формой на отдельном листе бумаги.

В данный типовой бланк включены следующие данные:

Помощь: Оформление документов личного дела работника: внутренняя опись


В таком случае указание на то, что прилагается копия, а не оригинал документа, отражается в графе 2 после заголовка и отделяется от него точкой.
Форма приведена в Приложении № 10 к вышеупомянутым Правилам и используется теми организациями, которые следуют нормам делопроизводства, установленным Росархивом. Составляя внутреннюю опись документов дела, в качестве образца необходимо использовать форму, разработанную ВНИИДАД.
Например: «Приказ о приеме на работу. Копия». «Выписка из приказа о приеме на работу»; «Выписка из приказа о присвоении квалификационных категорий» и т.п. В графе 3 внутренней описи указывается дата документа. Датой документа, как правило, является дата его подписания, для утверждаемых документов — дата утверждения. Датой протокола является дата проведения протоколируемого мероприятия (собрания, заседания, совещания), акта — актируемого события.

В состав даты входит число, месяц и год. Для оформления даты в документах установлено два способа: словесно-цифровой и цифровой. В графе 4 указывается индекс документа.

Регистрационный индекс не следует путать с регистрационным номером документа.

Внутренняя опись документов личного дела


Если она содержит много страниц, они должны быть пронумерованы.

При заполнении документа следует избегать неточностей и ошибок, а тем более внесения в него заведомо недостоверных или ложных сведений – при обнаружении таковых фактов это может привести к дисциплинарному наказанию ответственного сотрудника.

Документ можно хранить разными способами, например, приклеить к обратной стороне титульного листа папки личного дела, либо просто вложить в папку (если опись имеет много листов). В заголовке указывается наименование описи и данные сотрудника, документы личного дела которого описываются.

Здесь же содержится название компании-работодателя. Далее оформляют в таблицу список документов описи: Под таблицей прописью указывается количество документов в личном деле. В завершение опись удостоверяется

Внутренняя опись документов личного дела работника: образец


Опись – это список документации, которая собрана в общее дело, либо перечень дел, которые объединены общим признаком (опись дел с ведомостями, опись дел по личному составу и т.д.).

Этот вид описи обычно оформляется при отправке дел на хранение в архивы.

Личное дело состоит из следующих бумаг, оригиналов либо копий: Важно! Трудовую книжку нельзя держать вместе с прочими бумагами личного дела, так как правила и место ее хранения определено на законодательном уровне. В законодательных актах и нормах нет упоминания об обязанности вести описи документов, входящих в личные дела.

Она упоминается лишь в Правилах работы архивов организаций. В этой части (оформление документов) они обязательны для исполнения лишь для государственных организаций, для всех остальных работодателей это только рекомендации. Поэтому предприятия самостоятельно решают, вести ли им описи документов.

Это закрепляется в учетной политике или другом локально-нормативном акте.

Помимо описи документации, содержащейся в личном деле в делопроизводстве можно встретить также понятие – опись личных дел. Если первый вид содержит перечень бумаг, которые находятся внутри одного личного дела, то вторая является списком самих дел. Например, может быть опись личных дел работников экономического отдела или опись личных дел, сданных на архивное хранение в 2022 году.

Список бумаг личного дела находится непосредственно в самом деле. Перечень личных дел подшивают отдельно, ее хранят у сотрудника, который отвечает за эти дела, либо они поступили к нему на хранение. Поскольку законодательные акты не обязывают работодателей вести такой документ, как опись в личное дело, бланк может быть разработан ими самостоятельно.

Либо можно использовать бланк, который находится в Приложении 10 к Правилам работы архивов. В нее записывается следующая информация: Законченная опись заверяется подписью составившего его сотрудника, в отдельных случаях, также проставляется гриф утверждения руководства.

Скачать бланк, одобренный решением Коллегии Росархива от 06.02.2002, можно ниже. Как и опись документов в личном деле работника, образец описи для личных дел присутствует в Правилах работы архивов (Приложение 3) (скачать утвержденный образец можно ниже).