Как подписывают стеллажи в архиве

Как подписывают стеллажи в архиве

Как подписывают стеллажи в архиве


Проверки наличия и состояния документов проводятся в плановом порядке, а также единовременно (внеочередные). Плановая цикличная проверка наличия и состояния проводится: – уникальных документов — ежегодно; – особо ценных документов на бумажной основе — один раз в 10 лет; – аудиовизуальных и машиночитаемых (электронных) документов — один раз в 5 лет; – кинодокументов на нитрооснове — один раз в 2 года. Проверка наличия и состояния секретных документов осуществляется в те же сроки, что и документов, находящихся на открытом хранении. 4.4.1.4. Проверку наличия и состояния документов проводит, как правило, группа работников.

При проверке наличия и состояния документов необходимо: – сохранять порядок расположения документов на стеллажах и в первичных средствах хранения; – подкладывать на свои места обнаруженные во время проверки неправильно подложенные единицы хранения данного фонда; – изымать из проверяемого фонда (комплекса документов) и передавать хранителю неправильно подложенные единицы хранения других фондов; – изымать единицы хранения, зараженные плесенью или другими биологическими вредителями, для немедленной их изоляции; – изымать единицы хранения, не внесенные в опись (книгу учета и описания), и помещать их в конец фонда (комплекса документов) для последующей обработки и описания.


ОСНОВНЫЕ ПРАВИЛА РАБОТЫ ВЕДОМСТВЕННЫХ АРХИВОВ (утв


Размещение документов в хранилище 5.2.1.
Размещение в хранилищах дел ведомственного архива должно быть рациональным и проводиться с учетом: — создания оптимальных условий хранения для документов ГАФ СССР; — ежегодного движения дел (прием и передача дел); — оперативного использования документов. В необходимых случаях ведомственный архив составляет план (схему) размещения документов в хранилищах. 5.2.2. Все поступающие в ведомственный архив документы размещаются в хранилищах на стеллажах или шкафах так, чтобы документы каждой организации (структурного подразделения) хранились в одном месте и были расположены в порядке ежегодных поступлений.

5.2.3. Документы постоянного хранения размещаются отдельно от документов временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. 5.2.4. Документы ликвидированных организаций хранятся отдельно.

5.2.5. Документы постоянного хранения хранятся в картонных коробках, папках или других контейнерах, изготовленных из безвредных для документов материалов; дела с документами временного (свыше 10 лет) хранения — в связках <*>. <*> Дела временного (до 10 лет включительно) хранения разрешается хранить на полках, поставленными вертикально, без связок. Зазор между полкой стеллажа и верхней крышкой коробки (связки), обеспечивающий циркуляцию воздуха, должен быть не менее 5 см.

Связки формируются толщиной не более 20 см. 5.2.6. Заключенные в коробки (связки) дела могут размещаться на стеллажах горизонтально или вертикально.

Порядок размещения дел устанавливается в зависимости от условий хранения. Газеты и другие документы нестандартных размеров, превышающие по высоте 0,41 м, хранят в горизонтальном положении. Коробки и связки не должны выступать за пределы полок стеллажей. Не допускается хранить документы в транспортной таре, в штабелях, складывать на полу, подоконниках, лестничных площадках и других, не предназначенных для этих целей местах.

Номера должны быть проставлены четкими, выделяющимися на фоне окраски стеллажа цифрами. 5.2.8. В целях закрепления места хранения и наиболее быстрого нахождения документов в архиве составляются топографические указатели: постеллажные (Приложение 8), а при большом количестве фондов — пофондовые (Приложение 9). 5.2.9. Изменения, происходящие в размещении документов, должны своевременно отражаться в топографических указателях.


Курс лекций по дисциплине «Основы архивного дела» (стр


е. в основе постеллажного указателя лежит место хранения. Назначение пофондового указателя — давать информацию о том, где хранятся документы конкретного фонда, т.

е. в основе пофондового указателя лежит объект хранения.

На фонд крупного учреждения, имеющего сложную структуру, карточки пофондового топографического указателя могут составляться на каждое структурное подразделение. В архивах, имеющих несколько помещений, целесообразно иметь схему хранилищ, которая помогает быстро ориентироваться в расположении комнат и стеллажей.


Порядок размещения и топрографирование документов в архивах


1.3 Порядок размещения и топрографирование документов в Документы архива подразделяются на:
  • документы общего хранения
  • документы обособленного хранения
  • документы на бумажной основе
  • документы на пленочной основе (кинофотодокументы, магнитные и видеозаписи).
Порядок размещения фондов в архиве определяется планом (схемой), в котором указывается распределение фондов или комплексов фондов по хранилищам по возможности с учетом новых поступлений документов.
Без постеллажного топографического указателя можно обойтись в однокомнатном или двухкомнатном архивохранилище, но пофондовый указатель необходим в каждом архиве. Тема 4.4. Порядок выдачи дел из хранилища Установленный Основными правилами порядок выдачи дел из хранилищ ведомственных архивов имеет целью обеспечить сохранность документов, и в первую очередь документов АФ РФ.

Комнаты нумеруются от входа слева направо.

Если комнаты переходят одна в другую, то нумерация происходит последовательно от первой комнаты. Для нумерации комнат используются буквенные индексы. Нумерация стеллажей ведется в пределах комнаты слева направо от входа. Стеллажные полки нумеруются сверху вниз. Стеллажи и полки нумеруются арабскими цифрами. Порядок размещения документов в государственных и ведомственных архивах, несмотря на применение общих принципов, различается.
Это зависит от: Для ориентирования в постоянно меняющихся материалах, хранящихся в архиве, служат топографические указатели.

Сравнив записи об одних и тех же документах фонда в обоих указателях, можно убедиться в полной идентичности сведений о размещении этих дел.

В архивах, имеющих несколько помещений, целесообразно иметь схему хранилищ, которая помогает быстро ориентироваться в расположении комнат и стеллажей.

Дование архивохранилищ


а также оперативный поиск; * документы на стеллажах располагаются с учетом дальнейшего их поступления в рамках конкретных фондов, поэтому каждый фонд должен располагаться с учетом резервного места для новых поступлений; * документы постоянного, долговременного и кратковременного хранения в ведомственных архивах хранятся раздельно, документы личного состава также хранятся отдельно; * обособленному хранению подлежат секретные, уникальные, учетные документы хранятся отдельно от документов архива; * в ведомственном архиве документы постоянного хранения хранятся в коробках и папках, долгосрочного хранения в связках, краткосрочного хранения — без связок по годам хранения; * при хранении коробок и связок на стеллажах зазор между их верхом и полкой стеллажа не должен превышать 5 см; * коробки

Организация хранения архивных документов и обеспыливание документов в архиве


Документы следует размещать на стеллажах в коробках или связках.

Не допускается хранение документов на полу, подоконниках, а также в неразобранном виде. Для хранения научно-справочного аппарата и учетных документов архива необходимо приобрести сейфы или металлические шкафы. Соответствующий режим хранения документов обеспечивается за счет создания условий, исключающих утрату, повреждение и вредные воздействия окружающей среды – для документов на бумажной основе – температура 17–19 °С, относительная влажность воздуха 50–55%; – для документов на пленочных носителях: а) черно.белых – температура 15 °С, относительная влажность воздуха 40–55%; б) цветных – температура воздуха 2–5 °С, относительная влажность воздуха 40–55%; – для документов на магнитных лентах и дисковых носителях – температура 15–20 °С и влажность 50–65%.


Положение о порядке комплектования, государственного учета, хранения и использования архивных документов


63.

Все помещения архива (здания, этажи, ярусы, архивохранилища, комнаты), а также стеллажи, сейфы, шкафы и полки нумеруются.

§6. Проверка наличия и состояния архивных документов 65. Проверки наличия и состояния архивных документов проводятся в плановом порядке, а также единовременно (внеочередные). §7. Проверка технического и физико-химического состояния §8. Выявление документов Национального архивного фонда Республики Узбекистан, находящихся в неудовлетворительном физическом состоянии и неисправимо поврежденных архивных документов 81.

Находящимися в неудовлетворительном физическом состоянии признаются документы Национального архивного фонда Республики Узбекистан с высокой степенью разрушения материальных носителей, угрожающей физической целостности документов. §9. Физико-химическая и техническая обработка 85.

Физико-химическая и техническая обработка архивных документов проводится с целью: VI.

Использование архивных документов в архивах и ведомственных архивах

Помещение для хранения документов по личному составу (Кожанова Е


К документам по личному составу добавляются особые требования по безопасности. Обеспечение безопасности документов по личному составу — помещение архива документов по личному составу следует надежно запирать, причем лучше установить железную дверь; — доступ в хранилище предоставляется только работникам, специально давшим письменное обязательство о неразглашении персональных данных (это касается не только кадровиков, но и архивариуса, и работников службы делопроизводства); — дела по личному составу следует содержать в закрывающихся на ключ шкафах. Расчет количества шкафов и стеллажей Чтобы примерно рассчитать количество шкафов и стеллажей в архиве, нужно знать четыре значения: 1) количество единиц хранения, которое требуется разместить в архиве уже сегодня; 2) количество единиц хранения, ежегодно поступающих в архив; 3) количество единиц хранения, ежегодно выбывающих из архива; 4) среднюю толщину одной единицы хранения (бумажного тома) в сантиметрах.


Как подписывают стеллажи в архиве


АРХИВНОЕ И КАДРОВОЕ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО
Хранилища оборудуются стационарными или передвижными металлическими стеллажами, в качестве вспомогательных средств хранения применяют металлические шкафы, сейфы, шкафы-стеллажи и.т.п. Расстановка средств хранения осуществляется в соответствии с нормами: Расстояние между рядами стеллажей (главный проход) – 120 см; Расстояние (проход) между стеллажами – 75 см; Расстояние между наружной стеной здания и стеллажами, параллельными стене – 75 сам; Расстояние между стеной и торцом стеллажа или шкафа (обход) – 45 см; Расстояние между полом и нижней полкой стеллажа – не менее 15 см, в цокольных этажах – 30 см.

Документы размещают на стеллажах, в шкафах с использованием первичных защитных средств хранения (коробок, папок, специальных футляров, пакетов и т.п.) в соответствии с видами, форматом и другими внешними особенностями документов: Бумажные документы постоянного хранения размещают в картонных коробках, папках, а документы временного хранения – в связках; Микрофильмы и фотодокументы на плоских пленочных или других форматных носителях упаковывают в конверты и кассеты и хранят в коробках, папках, другой упаковке по ГОСТ 7-65-92. Место хранения электронных документов (ЭД) определяет руководитель организации. ЭД могут храниться в архиве организации или в специализированной подразделении.

Обязательными условиями архивного хранения ЭД являются: Наличие в архиве программно-аппаратных средств для хранения, копирования и воспроизведения ЭД, их перезаписи в новые форматы, передачи информации по каналам связи и др.; Обеспечение доступа к информации установленных категорий пользователей, а также обеспечение защиты информации от несанкционированного доступа (путем применения соответствующих технических средств и правовых норм); Обеспечение режима хранения ЭД, исключающего утрату, уничтожение или искажение информации.

Обеспечение хранения ЭД предусматривает также поддержание оптимальных режимов хранения носителей ЭД.