Как узнать входящий номер письма?

Я отправила письмо от нашей организации и позвонила адресату, чтобы узнать их входящий номер на наше письмо. На этот вопрос мне ответили в грубой форме отказом. Правильно ли это? В грубой форме вообще нельзя отвечать никогда и никому.

О входящих документах читайте подробнее здесь. Обращайтесь с такими просьбами в исключительных случаях, а позвонив, объясните причину, по которой вам нужно знать входящий номер вашего письма.

Регистрация входящих документов

Конверты обычно не сохраняют. Исключения:

• Регистрируют входящие документы в день их поступления (только иногда на следующий), для чего проставляют отметку на первом листе в правом нижнем углу и заносят краткие сведения о документе в принятые в организации формы регистрации (примерный образец далее будет приведен). Отметку можно делать ручкой, но гораздо удобнее с помощью штампа. Отметка содержит порядковый номер и дату и очень часто включает название организации.

Исключение из этого правила делают для входящих в список нерегистрируемых, который целесообразно в зависимости от анализа обычно поступающей почты создать. Примерный перечень такой:

• печатные издания (журналы, газеты, брошюры),
• копии информационных документов и рекламные материалы,
• поздравительные письма,
• приглашения,
• прейскуранты,
• добавьте что-то еще (если требуется).

Как сообщить входящий номер письма правильно

12, г.

Ярославль, 150001 При адресовании письма физическому лицу указывают фамилию и инициалы получателя, затем почтовый адрес, например: ул. Существует несколько типов входящей корреспонденции и исходящей, как внутренней, так и внешней.

1. Электронная почта
2. Письмо
3. Объяснительная
4. Телефонограмма
5. Факс
6. Заявление
7. Жалоба
8. Докладная или служебная записка

1. Описание
2. Кому направлен документ (от кого поступил)
3. Номер(№) документа
4. Дата (ч.м.г.) регистрации
5. Тип регистрируемого документа

Документы, предназначенные для исполнения, ставятся на контроль и регистрируются в журнале контроля, который содержит следующие графы:

Оформляем письма по ГОСТу

Нерегламентированные — не требуют специального бланка или определенного формата бумаги.

Практически любое письмо можно одновременно отнести к нескольким категориям, поэтому для каждого из них существуют свои правила оформления, учитывающие необходимые аспекты. изучение вопроса, сбор необходимых сведений по теме, в случае необходимости – изучение соответствующих законодательных актов; подготовка и написание проекта текста; согласование проекта и необходимое редактирование; регистрация исходящего письма; Перед отправлением автор должен убедиться, что он указал: название компании и справочные данные, дату и регистрационный номер, адресата, собственно текст письма и заголовок к нему, подписи составителей, отметку о наличии приложений. Текст грамотно составленного делового письма состоит из обращения, вводной и основной частей и заключения.

В основной части указывают главную цель письма.

Как сообщить входящий номер письма правильно

При большем числе адресатов составляют список рассылки письма.

В состав реквизита «Адресат» может входить почтовый адрес. Элементы почтового адреса указывают в последовательности, установленной правилами оказания услуг почтовой связи. При адресовании письма в организацию указывают ее наименование, затем почтовый адрес, например: ООО «Компания «Название»

1. как в рукописном виде (в основном так поступают тогда, когда сам запрос приходит в подобном формате),
2. так и в печатном (данный способ существенно экономит время).

Составляется ответ в единственном экземпляре , перед отправлением его нужно пронумеровать (в соответствии с внутренним документооборотом компании), а также проставить дату.

В деловой переписке каждый документ имеет свое значение и может, так или иначе, повлиять на отношение между партнерами. Среди огромного количества самых разных видов таких особое место занимает письмо-ответ.

Все деловые письма делятся на две категории:

1. Те, что требуют обязательного ответа.
2. Те, на которые не нужна такая реакция.

Образец такого документа обязан соответствовать определенным требованиям: Далее идет изложение фактов и выносится окончательное решение.

• Письмо
• Факс
• Электронная почта
• Телефонограмма
• Докладная или служебная записка
• Объяснительная
• Заявление
• Жалоба

• Номер(№)
• Дата (ч.м.г.) регистрации
• Кому направлен документ (от кого поступил)
• Тип регистрируемого документа
• Описание

Документы, предназначенные для исполнения, ставятся на контроль и регистрируются в журнале контроля, который содержит следующие графы:

• Номер(№) документа
• Дата (ч.м.г.) регистрации
• Тип регистрируемого документа
• Исполнитель
• Срок исполнения
• Отметка об исполнении

1.

Оформление реквизита — Адресат

Как правило, такой способ адресования возможен в случае, если рассмотрение вопроса, которому посвящено письмо, находится в компетенции структурного подразделения. При адресовании документа в структурное подразделение организации в реквизите «Адресат» указывается в именительном падеже наименование организации, ниже – наименование структурного подразделения в именительном падеже, например: Что меняет ГОСТ Р 7.0.97-2016? Ничего. Оформление реквизита «Адресат» при ведении переписки с физическими лицами имеет свои особенности.

Сначала указывается фамилия в дательном падеже, затем инициалы и потом – почтовый адрес: Что меняет ГОСТ Р 7.0.97-2016? Ничего. Адресование оформляется как обычно в правом верхнем углу как перечисление реквизитов «Адресат» для каждого органа/организации или структурного подразделения организации.

Номер для входящего письма

Слово «Копия» перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывают. Если не знаете ни фамилии, ни имени, пишите просто: «Директору организации….», не знаете должности — «Руководителю организации……».

Дату документа оформляют арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год.

Делопроизводство от А до Я

— указывается, что документ является входящим; 114 — порядковый номер поступления документа в пределах календарного года; 03 — код структурного подразделения Если в компании имеется номенклатура дел, то регистрационный номер поступившего документа дополняется индексом дела по номенклатуре дел компании, в которое данный документ будет списан по исполнении. Например: 03-25 — индекс дела по номенклатуре дел структурного подразделения. Образец типовой формы регистрационно-контрольной карточки (РКК)

Добиваемся подтверждения факта получения документа

Их назначение мы объяснили выше.

Доставка по «обычной» почте В противном случае придется учесть, что электронную переписку суды пока воспринимают неоднозначно: используют только в совокупности с другими доказательствами и не считают электронное письмо как таковое юридически значимым документом.